Privacyverklaring Amara Praktijk voor Natuurgeneeskunde

Ik vind uw privacy erg belangrijk. Daarom verwerk ik uw persoonsgegevens geheel volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoe ik dit doe en welke rechten u heeft, kunt u lezen in deze privacyverklaring.

1. Contactgegevens
   Amara Praktijk voor Natuurgeneeskunde

Bollaard 15

4847 AX Teteringen

KvK: 75180944

Contactpersoon: Nathalie Ginther

E-mailadres: info@amarapraktijkvoornatuurgeneeskunde.nl

2. Wanneer verwerk ik welke persoonsgegevens?
   
   Contact / communicatie

Wanneer u contact met mij opneemt (bijvoorbeeld via e-mail, telefoon, een contactformulier of social media) of wanneer ik met u communiceer in het kader van mijn werkzaamheden die ik voor u doe of heb gedaan (onze overeenkomst), dan verwerk ik persoonsgegevens. Afhankelijk van hoe we contact hebben, en welke persoonsgegevens zichtbaar zijn of door u worden verteld, kunnen dat zijn:

• voor- en eventueel achternaam;
• bedrijfsnaam;
• social media naam;
• e-mailadres, en/of
•  

Deze persoonsgegevens gebruik ik om u aan te spreken, uw vragen te kunnen beantwoorden, contact met u te onderhouden, of met u te communiceren in het kader van onze overeenkomst.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang (algemene communicatie zonder overeenkomst) / uitvoering van de overeenkomst (wanneer de communicatie plaatsvindt in het kader van een overeenkomst)

Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar nooit langer dan nodig is

Telefoonlijst

Wanneer u onder mijn behandeling bent en we telefonisch contact hebben (gehad), dan sla ik uw telefoonnummer met uw voor- en achternaam op in mijn telefoon. Zo kan ik snel zien wie contact met mij opneemt, of kan ik uw nummer snel terugvinden voor als ik weer contact wil opnemen.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst

Bewaartermijn: tot een maand na de laatste behandeling

Offerte

Voor het opstellen en het verzenden van een offerte verwerk ik:

• uw voor- en achternaam;
• eventueel uw bedrijfsnaam;
• uw adresgegevens;
• uw e-mailadres (om de offerte op te sturen);
• uw telefoonnummer (om u over de offerte te kunnen bellen).

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang (telefoonnummer)

Bewaartermijn: minimaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie, en daarna niet langer dan nodig is. Het e-mailadres en telefoonnummer voor onbepaalde tijd, maar nooit langer dan nodig is

Afspraken inplannen
Wanneer u een afspraak met mij wil inplannen via een van mijn afsprakeninplanners, dan moet u invullen:

• uw voor- en achternaam (om u te kunnen aanspreken en zodat we weten met wie de afspraak is);
• eventueel uw bedrijfsnaam (zodat ik weet met wie de afspraak is);
• uw e-mailadres (om u een bevestiging van de afspraak te sturen en verder te communiceren omtrent de afspraak);
• uw telefoonnummer (alleen als de afspraak niet via een videogesprek plaats kan vinden, en dus telefonisch plaatsvindt).

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Follow-up na kennismaking

Wanneer we een kennismakingsgesprek hebben gehad, dan zet ik u met uw voor- en achternaam en e-mailadres in een lijst in Excel, zodat ik u nog een follow-up kan sturen met de vraag of u mijn diensten/producten wil afnemen.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn: tot maximaal een week na de kennismaking

Intakeformulier Auriculobehandeling
Wanneer u een Auriculobehandeling wil afnemen, dan werk ik met een intakeformulier. Hierin stel ik vragen over uw klacht en of u eventueel medicatie en/of supplementen gebruikt. Deze informatie heb ik nodig om u een goede behandeling te geven.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst; art. 9 lid 2 sub h AVG jo. art. 30 lid 3 sub a UAVG
Bewaartermijn: minimaal 20 jaar vanwege de wettelijke verplichting een medisch dossier 20 jaar te bewaren, maar daarna niet langer dan nodig is

Intakeformulier behandeltrajecten van 6 maanden
Wanneer u een behandeltraject van 6 maanden bij mij aangaat, dan werk ik met een intakeformulier. Hierin stel ik vragen over:

• uw klacht;
• of u bepaalde andere klachten heeft;
• de ziektes die u in uw familie voorkomen;
• uw leefstijl;
• uw voeding;
• uw werk;
• uw hobby’s;
• of u wel eens een ziekenhuisopname heeft gehad;
• of u allergieën heeft;
• of u vaccinaties heeft gehad en wat uw reacties daar op waren;
• of u medicatie en/of supplementen gebruikt, en zo ja, welke dan.

Daarnaast kunt u zelf het formulier aanvullen indien gewenst. De informatie gebruik ik om u een goede behandeling te kunnen geven (zie “Behandeltrajecten”).

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst; art. 9 lid 2 sub h AVG jo. art. 30 lid 3 sub a UAVG
Bewaartermijn: minimaal 20 jaar vanwege de wettelijke verplichting een medisch dossier 20 jaar te bewaren, maar daarna niet langer dan nodig is

Webshop

Wanneer u iets bestelt via mijn webshop, dan moet u invullen:

• uw voor – en achternaam (zodat ik weet wie het besteld heeft, ik u kan aanspreken in communicatie, en voor de factuur);
• eventueel uw bedrijfsnaam (voor de factuur)
• uw adresgegevens (voor de factuur);
• uw e-mailadres (zodat ik contact met u kan opnemen over de bestelling);

Daarnaast kan ik uw betaalgegevens inzien. Deze gegevens worden verwerkt om de betaling van uw bestelling te verwerken en te controleren.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst; voor de factuur zie “Facturatie / Financiële administratie”.

Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar nooit langer dan nodig is; voor de factuur zie “Facturatie / Financiële administratie”.

Auriculobehandeling
Wanneer u een Auriculobehandeling bij mij afneemt, dan stel ik u vragen zodat ik weet hoe ik u een goede behandeling kan geven. Dit kunnen vragen zijn aan de hand van uw antwoorden op het intakeformulier. Persoonsgegevens die verwerkt kunnen worden:

• uw klacht;
• of u medicatie en/of supplementen gebruikt, en zo ja, welke dan.

Daarnaast kan het zijn dat ik foto’s maak van uw oren, ten behoeve van de (voortgang van de) behandeling.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst; art. 9 lid 2 sub h AVG jo. art. 30 lid 3 sub a UAVG

Bewaartermijn: minimaal 20 jaar vanwege de wettelijke verplichting een medisch dossier 20 jaar te bewaren, maar daarna niet langer dan nodig is

Behandeltrajecten
Wanneer u een behandeltraject bij mij aangaat, dan stel ik u vragen zodat ik u een goede behandeling kan geven. Dit kunnen vragen zijn aan de hand van uw antwoorden op het intakeformulier. Persoonsgegevens die verwerkt kunnen worden:

• uw klacht;
• uw ziektegeschiedenis;
• de ziektes die u in uw familie voorkomen;
• informatie over uw leefstijl;
• informatie over uw voeding;
• informatie over uw werk;
• informatie over uw hobby’s;
• informatie over ziekenhuisopnames;
• uw allergieën;
• of u vaccinaties heeft gehad en wat uw reacties daar op waren;
• of u medicatie en/of supplementen gebruikt, en zo ja, welke dan.

Daarnaast kan het zijn dat ik foto’s maak van uw ogen en/of oren, ten behoeve van de (voortgang van de) behandeling.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst; art. 9 lid 2 sub h AVG jo. art. 30 lid 3 sub a UAVG
Bewaartermijn: minimaal 20 jaar vanwege de wettelijke verplichting een medisch dossier 20 jaar te bewaren, maar daarna niet langer dan nodig is

Iriscopie
Wanneer u een online iriscopie consult afneemt, dan vraag ik u om foto’s van uw ogen te maken. Bij een fysiek iriscopie consult, maak ik zelf foto’s van uw ogen. De foto’s heb ik nodig om u gezondheidsadvies te kunnen geven.
Grondslag AVG: (uitdrukkelijke) toestemming
Bewaartermijn: minimaal 20 jaar vanwege de wettelijke verplichting een medisch dossier 20 jaar te bewaren, maar daarna niet langer dan nodig is

Medisch dossier

Volgens de WGBO ben ik bij sommige van mijn diensten verplicht een medisch dossier van u bij te houden. Hierin verwerk ik:

• uw naam;
• uw geslacht / aanhef;
• uw geboortedatum;
• uw polisnummer van de zorgverzekering;
• uw adresgegevens;
• uw telefoonnummer;
• uw e-mailadres;
• uw medische / gezondheidsgegevens.
• eventueel foto’s van uw ogen/oren.

Grondslag AVG: wettelijke verplichting

Bewaartermijn: minimaal 20 jaar vanwege de wettelijke verplichting een medisch dossier 20 jaar te bewaren, maar daarna niet langer dan nodig is

Workshops/masterclasses
Wanneer ik een workshop/masterclass zal geven op uw locatie, dan verwerk ik uw bedrijfsnaam en adresgegevens, zodat ik naar de locatie kan komen. Ook verwerk ik de naam van de contactpersoon, zodat ik weet bij wie ik me kan melden als ik op de locatie arriveer.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: totdat de workshop/masterclass is gegeven

Bestellen van producten
Wanneer u een product bij mij bestelt, dan heb ik uw voor- en achternaam en adresgegevens nodig om het product op te sturen. Ook verwerk ik uw e-mailadres, zodat ik u een track & trace code kan sturen en we zo allebei de bestelling kunnen volgen.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar nooit langer dan nodig is

Gratis producten/diensten

Wanneer ik een gratis product/dienst aanbied (zoals een gratis webinar of e-book) en u wil deze ontvangen of volgen, dan verwerk ik uw voornaam en e-mailadres. Zo kan ik u mailen met/over het product of de dienst, en aanspreken in de mail.

Grondslag AVG: toestemming

Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Winactie

Wanneer ik een winactie organiseer via LinkedIn en mijn nieuwsbrief, dan verwerk ik uw:

• naam (zodat ik weet wie meedoet);
• eventueel uw social media naam (als u op LinkedIn reageert);
• e-mailadres (zodat ik u kan mailen als u gewonnen heeft)

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst

Bewaartermijn: totdat de winnaar is gekozen, en de winnaar de prijs heeft ontvangen

Facturatie / Financiële administratie

Voor de facturatie van opdrachten en voor mijn financiële administratie verwerk ik uw:

• naam;
• eventueel bedrijfsnaam;
• adresgegevens;
• eventueel btw nummer (voor het geval btw verlegd moet worden);
• factuurnummer;
• klantnummer;
• polisnummer (wanneer u een vergoeding via de zorgverzekering wenst);
• geboortedatum (wanneer u een vergoeding via de zorgverzekering wenst);
• bankgegevens (omdat ik uw betaling binnenkrijg);
• e-mailadres (om u de factuur te mailen).

Deze gegevens vraag ik aan u, had ik al, of worden geautomatiseerd aan u toegewezen (factuurnummer en klantnummer).

Grondslag AVG: wettelijke verplichting / uitvoering van de overeenkomst

Bewaartermijn: minimaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie, maar daarna niet langer dan nodig is

Nieuwsbrief

Ik verstuur u graag een nieuwsbrief. U kunt zich hiervoor inschrijven op mijn website, al dan niet bij het afnemen van een gratis product of dienst. U kunt zich op elk moment weer uitschrijven. Ik verwerk alleen uw voornaam en e-mailadres.
Grondslag AVG: toestemming

Bewaartermijn: zolang u ingeschreven staat

Andere e-mailmarketing

Wanneer u een (gratis) product/dienst hebt afgenomen, dan stuur ik u met uw toestemming nog een paar commerciële e-mails. Ik verwerk hiervoor uw voornaam en e-mailadres, die ik eerder van u heb ontvangen doordat u het product of de dienst heeft aangevraagd of aangeschaft.

Grondslag AVG: toestemming

Bewaartermijn: totdat u zich uitschrijft

Ambassadeurs

Wanneer u iemand heeft doorverwezen die een behandeltraject bij mij afneemt, dan stuur ik u een geschenk per e-mail. In deze e-mail verwerk ik ook uw naam, om u aan te spreken.
Daarnaast noteer ik wie u naar mij heeft verwezen (de naam van de nieuwe klant), en wanneer ik het geschenk aan u heb gegeven. Dit doe ik om de ambassadeursbeloning correct toe te kennen en misbruik van de regeling te voorkomen.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst (bijhouden lijst, versturen geschenk), gerechtvaardigd belang (vastleggen doorverwijzingen en uitgekeerde geschenken)

Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Verjaardagswens

Wanneer u bij mij in behandeling bent en u jarig bent, dan stuur ik u een mail met een felicitatie. Uw naam, e-mailadres en geboortedatum had ik al omdat ik deze bewaar in uw medisch dossier.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Taggen op social media

Het kan zijn dat ik u tag op social media om uw bedrijf te promoten onder mijn volgers. Hiervoor gebruik ik uw social media accountnaam, die kan bestaan uit uw voor- en achternaam.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang / toestemming

Bewaartermijn: zolang het social media bericht online is

Cameratoezicht

Voor mijn persoonlijke veiligheid, maak ik gebruik van een videodeurbel. Wanneer u voor mijn deur staat, dan wordt u dus opgenomen.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn: beelden van een bepaalde dag worden maximaal 24 uur bewaard

Gerechtvaardigd belang

Voor sommige doelen verwerk ik persoonsgegevens op basis van de grondslag “gerechtvaardigd belang”. Mijn belang om uw persoonsgegevens te verwerken is hierbij afgewogen tegen uw belang (het recht op privacy). Ik verwerk daarom niet meer persoonsgegevens dan nodig is om het doel te bereiken en verwerk ze ook niet langer dan nodig is.

3. Ontvangers van uw persoonsgegevens

Uw gegevens worden niet verstrekt aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering, mijn werkzaamheden of dit wettelijk verplicht is. De derde partijen die (afhankelijk van of bepaalde gegevensverwerking voor u relevant is) uw persoonsgegevens verwerken, zijn:

• bHosted (webhost);
• WordPress (websitesoftware);
• MijnDIAD (beveiligd programma voor therapeuten);
• Calendly (afsprakeninplanner);
• Mailblue (e-mailmarketingprovider);
• Microsoft (OneDrive)(voor opslag van bestanden);
• Zoom (teleconferentieservice);
• Social media (YouTube, LinkedIn);
• WhatsApp;
• Postorderbedrijven;
• Mollie (payment service provider);
•  

Mijn website maakt daarnaast gebruik van verschillende plugins om de website goed te laten functioneren, te beveiligen, te onderhouden, te voldoen aan wet- en regelgeving, en/of te optimaliseren. Welke plugins actief zijn, kan wijzigen wanneer ik mijn website onderhoud of optimaliseer.

Ik verkoop uw gegevens niet door aan derden.

4. Doorgifte aan derde landen

Ik probeer persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Het kan echter zijn dat ik toch diensten inzet van buiten de EER. Ik doe dit alleen wanneer er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens.

5. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Ik heb passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die worden genomen, zijn bijvoorbeeld:

• het gebruik van sterke wachtwoorden;
• het gebruik van tweestapsverificatie;
• het regelmatig veranderen van wachtwoorden;
• niet inloggen op een onbeveiligd netwerk;
• alleen toegang tot persoonsgegevens geven aan derden, wanneer die derden dat echt nodig hebben en niet langer dan zij dat nodig hebben;
• het gebruik van anti-virussoftware;
• het maken van back-ups.

6. Geautomatiseerde besluitvorming

Er is sprake van geautomatiseerde besluitvorming als er automatisch besluiten worden gemaakt op basis van verwerkte persoonsgegevens, zonder dat er een echt persoon is tussengekomen. Ik maak geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

7. Cookies

Cookies zijn kleine bestandjes die op randapparatuur worden geplaatst wanneer u een website bezoekt, zoals op uw laptop of telefoon. Deze cookies onthouden informatie en worden opgehaald wanneer u een website opnieuw bezoekt. Welke cookies er op mijn website worden geplaatst, kunt u in mijn cookieverklaring lezen.

8. Uw rechten

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden, dan heeft u hier in bepaalde mate controle over. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage, rectificatie en wissing

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens ik van u verwerk. Kloppen bepaalde gegevens niet? Dan kunt u mij verzoeken deze te rectificeren. Ook kan ik op uw verzoek gegevens wissen.

Recht op beperking van de verwerking

Dit is het recht om (tijdelijk) te stoppen met het verwerken van uw persoonsgegevens. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de persoonsgegevens die ik van u heb, mogelijk onjuist zijn. Dan mag ik deze gegevens niet meer gebruiken totdat ik de juiste gegevens heb. Ook wanneer de verwerking van de gegevens onrechtmatig is, ik de gegevens niet meer nodig heb of wanneer u bezwaar heeft gemaakt tegen het verwerken van gegevens, moet ik (tijdelijk) stoppen met het verwerken van uw persoonsgegevens.

Recht op bezwaar

Wanneer ik uw persoonsgegevens verwerk vanwege “gerechtvaardigd belang” en u het hier niet eens bent, dan kunt u bezwaar maken. Wanneer u bezwaar maakt, dan zal ik de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij ik dwingende legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering. Wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking ten behoeve van direct marketing, dan zal ik deze persoonsgegevens niet meer verwerken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht uw persoonsgegevens van mij in een gestructureerde, gangbare en door een machine te lezen vorm te verkrijgen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen wanneer u mij toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken en/of wanneer de verwerking geautomatiseerd wordt gedaan.

Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer ik uw toestemming heb gekregen om uw persoonsgegevens te verwerken, dan heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens vóórdat u de toestemming heeft ingetrokken.

Recht om een klacht in te dienen

Heeft u een klacht over hoe ik met uw persoonsgegevens omga? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wilt u een van deze rechten uitoefenen, mail dan naar info@amarapraktijkvoornatuurgeneeskunde.nl. Wilt u het recht om een klacht in te dienen uitoefenen, neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Het kan zijn dat ik deze privacyverklaring in de tussentijd aanpas. Redenen daarvoor kunnen bijvoorbeeld wijzigingen in mijn bedrijf zijn, of nieuwe ontwikkelingen op het gebied van wet- of regelgeving. De nieuwste versie zal altijd online gepubliceerd staan. Wanneer een wijziging betrekking heeft op de manier waarop ik uw persoonsgegevens verwerk en de AVG mij verplicht u daarover te informeren, zal ik dat doen via een passende wijze.

Versie: 20 augustus 2026